整体院・接骨院・鍼灸院の初回案内文テンプレート集
初めて来院される方への案内文テンプレートです。LINE・メール・院内掲示・HP掲載それぞれの用途に合わせた文例と、書き方のポイント、NG例、よくある質問までまとめています。
整体院・接骨院・鍼灸院の新規患者さんは、予約をした瞬間が最も不安の大きいタイミングです。「当日は何を着ていけばいい?」「どれくらい時間がかかる?」「保険は効くの?」といった素朴な疑問が解消されないまま初回を迎えると、緊張感が満足度に直結し、リピート率が大きく下がります。
そのため、予約確定後に送る「初回案内文」は、単なる連絡ではなく"初回の体験を整える最初の接客"と捉えるのが正しい扱いです。丁寧で分かりやすい案内文は、それだけで来院前の離脱を減らし、当日のカウンセリング時間を短縮し、結果として初回離脱率の改善に直結します。
このページでは、LINE・メール・院内掲示・ホームページそれぞれに最適化した初回案内文のテンプレートを、そのままコピーして使える形で公開しています。書くときに外せないポイントと、初回案内で避けたいNG例も合わせてご確認ください。
そのまま使える例文
LINE・メール用の初回案内文（定番テンプレ）
〇〇様 この度はご予約をいただきありがとうございます。 当日のご案内をお送りいたします。 ■ ご予約日時 〇月〇日（〇）〇時 ■ お越しの際のお願い ・予約時間の5分前までにお越しください ・初回はカウンセリングを含め、約60分お時間をいただきます ・動きやすい服装でお越しいただけるとスムーズです（お着替えもご用意しております） ■ 持ち物 保険証（保険適用施術をご希望の方） ご不明な点がございましたら、このメッセージにお気軽にご返信ください。 お会いできるのを楽しみにお待ちしております。
LINE向け・短めリマインド文
〇〇様 明日〇時のご予約、お待ちしております。 当日は予約時間の5分前を目安にお越しください。 動きやすい服装、またはお着替えをご利用いただけます。 ご変更やご質問がありましたら、いつでもご連絡ください。
院内掲示・チラシ用の初回案内文
はじめての方へ 当院では、初めてお越しの方お一人おひとりに合わせたカウンセリングを行っています。 お体の状態や普段の生活習慣、お悩みの背景をしっかりお聞きしたうえで、最適な施術プランをご提案いたします。 所要時間の目安: 初回 約60分 持ち物: 保険証（保険適用の場合） 服装: 動きやすい服装推奨（お着替えもご用意しています） 施術後には、日常生活で意識していただきたいポイントもお伝えいたします。 分からないことや不安なことは、遠慮なくお声がけください。
ホームページ「はじめての方へ」用セクション
初めての方も安心してお越しください 当院では、初回のカウンセリングにとくに時間をかけています。 お体のお悩みや生活習慣を丁寧にお聞きし、あなたに合った施術プランをわかりやすくご説明します。 施術内容や料金についても、事前にしっかりご案内いたしますのでご安心ください。 不安な点があれば施術中でもお気軽にお声がけいただけます。 まずはお気軽にご予約ください。
電話予約の方への初回口頭案内（トークスクリプト）
この度はご予約ありがとうございます。 当日の流れを簡単にご案内いたします。 ご来院後、まず問診票にご記入いただき、その後10〜15分ほどカウンセリングのお時間をいただきます。 カウンセリング後に施術へと進み、全体で約60分のお時間を目安にお考えください。 動きやすい服装でお越しいただければ幸いです。お着替えもご用意しております。 当日までにご不明な点がございましたら、いつでもお電話ください。
Web予約後の自動配信メール用
このたびは〇〇院をご予約いただき、誠にありがとうございます。 以下の内容でご予約を承りました。 ご予約日時: 〇月〇日（〇）〇時 ご予約メニュー: 〇〇 当日は予約時間の5分前までにお越しいただき、受付にてお名前をお伝えください。 初回は問診・カウンセリングを含め、合計約60分のお時間を頂戴いたします。 ご予約の変更・キャンセルは、前日までにご連絡いただけますと幸いです。 お会いできるのを楽しみにお待ちしております。
書くときのポイント
所要時間と流れを必ず先に書く
初回離脱の最大の原因は「思っていたより時間がかかった」「何が起こるか分からなかった」の2点です。所要時間の目安（例: 60分）と、受付→問診→カウンセリング→施術という流れを具体的に書くだけで、初回の不安の8割は解消されます。
服装・持ち物は箇条書きで分かりやすく
文章の中に服装や持ち物を埋め込むと見落とされます。『動きやすい服装』『保険証』などは箇条書きや見出し付きのブロックにまとめ、一目で分かる構成にしましょう。LINEでは絵文字より記号（■・●）の方が業態と相性が良い傾向があります。
医療効果の断定表現は入れない
「必ず治ります」「すぐ改善します」といった表現は、柔整・鍼灸の広告可能事項を超えるリスクがあります。「丁寧にご案内します」「お悩みに合わせてご提案します」など、対応姿勢にフォーカスした表現で安心感を出しましょう。
返信のハードルを下げる一文を末尾に置く
案内文の最後に「ご不明点はお気軽にご返信ください」「当日までにお電話でも構いません」と書くと、キャンセルや遅刻の事前連絡率が上がります。当日ドタキャンを減らす直接的な効果があります。
LINEは短く・メールは構造化して長くてもOK
LINE は画面が小さくスクロール耐性が低いため、2〜4行×ブロックに分け、最重要情報を先頭に置きます。メールは逆に見出しを使って構造化すれば長くても読まれます。媒体ごとに分量を最適化しましょう。
避けたいNG例
NG例: 持ち物・服装の指定がない案内
ご予約ありがとうございます。〇月〇日〇時にお待ちしております。
理由: 最低限の情報しかなく、新規患者さんの不安を解消できません。所要時間・服装・持ち物・流れが揃っていないと、当日キャンセル率が上がります。
NG例: 医療効果を断定している案内
初回で肩こりは必ず改善します。安心してお任せください。
理由: 広告ガイドライン上のリスクに加え、期待値が過剰に上がり、初回で期待通りにならなかった場合のクレーム・低評価口コミにつながりやすくなります。
NG例: 連絡先・変更方法の記載がない案内
当日お待ちしております。遅刻しないようお越しください。
理由: 変更・キャンセル導線がないと、ドタキャン率が上がります。案内文末尾に「変更はご返信またはお電話で」と一文添えるだけで事前連絡率は大きく改善します。
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よくある質問
Q. 初回案内文はLINEとメールで分けて用意すべきですか?
はい。LINEは短く行間を空ける／メールは見出し付きで情報量多めが基本です。1つのテンプレをそのまま両媒体に使うと、どちらでも読みにくくなります。このページのテンプレートは媒体別に分けて用意しています。
Q. 初回案内はいつ送るのが効果的ですか?
理想は予約確定直後の自動配信と、前日リマインドの2回です。予約確定時の即時案内で不安を解消し、前日リマインドでドタキャンを減らす構成が来院率を最も高く保ちます。
Q. 保険適用の説明まで案内文に入れた方がよいですか?
接骨院・整骨院では「保険が使えるケースと自費になるケース」の違いが予約前の大きな不安要素です。簡潔に『保険適用の範囲は症状により異なりますので当日ご案内します』と一言入れるだけでも、当日のトラブルを大きく減らせます。
Q. 初回特典やキャンペーンは案内文に書いた方がよいですか?
すでに予約された方には、改めて特典の再通知を1行入れる程度が適切です。予約前の方向けのコピーと混同すると押し売り感が出るため、初回案内では「丁寧な対応」を中心に据え、特典は最後に軽く添える形が無難です。
Q. 英語対応や外国人患者向けの案内はどうすればよいですか?
都市部の院では増えている需要です。日本語テンプレに英語併記を加える形で対応するのが現実的で、最低限『所要時間』『持ち物』『住所とアクセス』の3点を英語併記しておけば、来院率は大幅に上がります。